תוכניות עבודה והאצלת סמכויות // חלק ב'

 חלק ב'

בחלק א' של המאמר הנחנו את היסודות לתכנון מוצלח.

כעת, השאלה היא: כיצד נוציא את התוכניות מהכוח אל הפועל? התשובות – בפרק זה.

 

הגדרות ברורות לתוכניות בנויות

ישנם רכיבים מהותיים, שיש לקחת בחשבון בעת בניית תוכניות עבודה:

• אסטרטגיה:

המונח, הלקוח מן הטרמינולוגיה הצבאית, הפך לפופולרי בעולם של יישום והגשמה. אסטרטגיה היא תוכנית פעולה להגשמת מטרה, והיא כוללת את סך הטקטיקות שננקוט לשם כך. בעוד המטרה עצמה מגדירה את "מה שאנחנו רוצים להשיג", והיעדים שנגזרו ממנה מגדירים את "מה שנעשה בפועל", האסטרטגיה תגדיר "איך נעשה זאת": באיזו דרך נבצע את היעדים שהצבנו?

 

גם כאן, ניקח דוגמה מהווי מעונות היום שאיתם התחלנו בחלק א'.

המטרה היא אותה מטרה: יצירת קשר אישי וחם בין המטפלות לבין אימהות הילדים שבטיפולן.

היעד שהוצב מתייחס הפעם להיבט שונה: "כל מטפלת, בכל קבוצה, תכתוב מכתב משוב אישי להורי הילדים על ההתפתחות שחלה אצל הילד מאז תחילת השנה ותשלח אותו בסוף החודש".

האסטרטגיה שתיקבע כדי לאפשר את יישום היעד, היא המתווה הבא:

כל מטפלת תצויד בדפי מעקב שבהם היא תסמן, בתחנה מוגדרת במהלך היום (לדוגמה – בזמן מנוחת הצהריים של הילדים), צעדי התפתחות שהיא ראתה אצל כל אחד מילדי קבוצתה.

בסוף התקופה, דף המעקב יאפשר לה לעמוד ביעד בדרך פשוטה ופרקטית: היא לא תידרש לשחזר את השינויים וההתפתחויות מתחילת השנה, אלא תסכם בקלות את דפי המעקב שאותם מילאה ברגעים קצרים במשך החודש.

 

• משאבים:

לכל הגשמה, של כל יעד, דרושים משאבים מסוימים. אלה יכולים להיות:

• משאבי אנוש – האנשים שצריכים להיות אחראיים, שותפים או מעורבים בכל דרגה אחרת בביצוע המשימה;
• משאבים פיננסיים – תקציב;
• משאבי ידע – קבלת תמונת מצב מקיפה; מידע או תדרוכים שרלוונטיים – ולפעמים חיוניים ממש – להצלחת העמידה ביעד;
• משאבי זמן;
• משאבים טכניים – כלים וציוד הדרושים לביצוע המשימה.

 

בעת בניית תוכנית עבודה, חשוב שנגדיר לאלה משאבים נזדקק לשם הוצאתה אל הפועל, ונוודא את קיומם ברשותנו או את קבלתם מגורמים שותפים / ממונים.

 

כמובן, זהו גם המקום להכיר במגבלות: האם ישנם משאבים שלא יוכלו לעמוד לרשותנו כלל? כיצד ישפיע העדרם על יכולת ביצוע המשימה, ואלו חלופות נוכל למצוא עבורם?

 

נניח שמשאב הזמן הוא המשאב החסר (כמו אצל רובנו…). כאשר אנו מודעים לכך מלכתחילה, נוכל לאתר פתרונות:

אולי מיקור חוץ, העברת חלק מן העבודה לגורם חיצוני, יסייע להתגבר על החסר הזה? אולי נוכל לפנות מטלות אחרות מסדר היום שלנו, בעזרת גיוס של עזרה זמנית?

 

• חלוקת תפקידים והגדרת לוחות זמנים:

חשוב להגדיר באופן מדויק את תחומי האחריות, ואת האחראים בפועל, עבור כל אחד מסעיפיה של תוכנית העבודה: מי יעשה מה? מתי ו/או עד מתי הוא אמור לבצע את המטלה שתחת אחריותו?

 

ככל שסעיפיה של תוכנית העבודה מוגדרים בצורה ברורה, בהירה ומדויקת יותר – גובר, בעזרת ה', הסיכוי לכך שהם יבוצעו ויתממשו באופן המיטבי.

 

האצלה מעולה, מהתחלה

אחד מן הכלים העוצמתיים והחיוניים ביותר למימושה של תוכנית-עבודה הוא האצלת סמכויות.

לעתים, ואפילו לעתים קרובות, סך היעדים המרכיבים את המטרות שלנו עלול להיראות לנו בלתי-אפשרי. איך, אנחנו תוהים, אפשר לצפות מבן-אנוש אחד שיספיק את כ—ל זה?

התשובה היא פשוטה מאוד: אכן, ברוב המקרים – לא מצופה מאדם אחד לעשות הכל. האצלת סמכויות, חלוקת תפקידים, העברת אחריות – כולן הגדרות שונות למעשים דומים – מאפשרות את ביצוען של משימות רבות במקביל, בעודן מפנות את משאביו של המנהל-המנהיג לביצוע המטלות שיכולות להישאר אך ורק בתחומי אחריותו הבלעדית.

עבור רבים מאתנו, האצלת סמכויות היא אקט לא קל, והסיבות לכך עשויות להיות מגוונות: החל בפחד מאובדן שליטה; עבור במחשבות מסוג "על מי אוכל לסמוך שיעשה זאת טוב כפי שאני רוצה (שלא לומר: טוב כמוני…)?"; ולא-כלה בחשש, שההסברים בזמן העברת התפקיד והבקרה שלאחריה – ידרשו זמן רב יותר מביצוע עצמאי של המשימה.

 

ובכן, לכל חסם כזה יש תשובה נאותה משלו. בפרק הבא נדבר על התשובות הללו, באמצעות סקירת הדרכים למקסום הפוטנציאל שבהאצלת הסמכויות.