בחלק א' של המאמר דיברנו על בנייה יעילה של תוכניות עבודה.
בחלק ב' עברנו להוצאת התוכניות מהכוח אל הפועל, עם תכנון מוקפד וחלוקת משאבים יעילה.
בחלק זה נרחיב על האצלת סמכויות – אחד הכלים המשמעותיים ביותר להוצאת תוכניות לפועל.
קבלו מספר כללי אצבע מהותיים שיהפכו את האצלת הסמכויות – ממטלה כמעט-מאיימת לכלי עזר מקדם:
הכל מתחיל מהראש, אומר הפתגם המוכר. כאשר אנו מדברים על / אל מנהלים, יש לו משמעות כפולה: הכל מתחיל במה שמתרחש בראש שלכם, העומדים בראש… התפיסה, שעל פיה "רק אני יכול לעשות את הדברים בצורה הנכונה", או "אם אעביר חלקים מן העבודה – אאבד שליטה", היא תפיסה מגבילה.
תרגישו משוחררים הרבה יותר כאשר תמירו אותה בתפיסות מעצימות, כמו:
להאצלת סמכויות אפקט תועלת כפול:
עבורכם, כמנהלים, זוהי דרך לשחרור ממטלות מעמיסות ושואבות-זמן, שאחרים יכולים לעשות במקומכם – בזמן שאתם תהיו פנויים למשימות החשובות-באמת שלכם, לקידום משמעותי בעשייה ולהגעה לכל אותם חלקים שעד כה רק תסכלו אתכם, בגלל חוסר היכולת שלכם להגיע אליהם.
עבור העובדים שלכם, מדובר בהבעת אמון מעצימה מאין-כמוה, ובהקניית תחושות שותפות, אחריות, נשיאה בעול ומעורבות. האצלת סמכות מלמדת את העובד שאתם סומכים עליו – הרגשה חיובית המעוררת מוטיבציה וחיבור פנימי.
בהאצלת סמכויות ישנן רמות שונות.
ברמה הבסיסית, המנהל נותן הוראות ומצפה מן העובד לביצוען.
ברמות המתקדמות יותר, נמצא את המנהל מבקש מן העובד לבדוק את הנושא שעל הפרק, לדווח על ממצאיו ולהניח למנהל לקבל החלטה (שאותה העובד יבצע). ייתכן שהעובד יתבקש לא רק לאסוף נתונים אלא גם להמליץ על דרכי פעולה – והמנהל יאשר או ידייק, לפני שהעובד יתבקש לבצע.
ברמה מתקדמת עוד יותר – המנהל יאפשר לעובד לקבל בעצמו החלטות ויבקש להתעדכן בתוכנן ובביצוען;
וברמה המתקדמת מכולן – המנהל יעניק לעובד יד חופשית לחלוטין, מתוך הסתמכות מלאה על יכולותיו של העובד ועל העובדה שהוא יבצע את המטלה בצורה המיטבית.
כאשר אתם מאצילים סמכויות לעובדים שלכם, חשוב שתגדירו באופן המדויק ביותר גם את מה שכלול בתחום הסמכות, וגם את רמת האצלת הסמכות.
ככלל, תיאום ציפיות הדדי הוא אחד מרכיביה הבסיסיים של מערכת-יחסים מוצלחת, תקינה ואפקטיבית.
אפשרו גם לעובדים שלכם להגדיר למה הם מצפים מכם – תמיד, ובמיוחד בתחום זה של האצלת סמכויות:
איזו רמה של האצלת סמכויות מועדפת, מבחינתו של העובד? כיצד הוא תרגיש בטוח ומסוגל למלא את משימותיו?
ייתכן שאתם מעוניינים להחמיא לו ומפקידים בידיו סמכויות נרחבות ברמה מתקדמת, אך הוא מאוים מכך ומצפה להגדרות מדויקות ומצומצמות יותר.
ככל שתשקיעו בדיוק רכיבי המשימות השונות, תחסכו בעז"ה התמודדות עם סוללי זמן ואנרגיה.
דייקו:
ייתכן שבמקרים מסוימים תגלו כי החשש המוקדם שלכם התאמת, ויתברר שאכן, אף אחד לא עושה את העבודה טוב כמוכם. קבלו זאת כמחמאה ליכולותיכם, והיו מוכנים לספוג את ההבדל ברמת-הביצוע, כל עוד הוא אינו פוגע מהותית במטרה. יש די והותר משימות, שביצוע ברמה טובה דיה מספיק להן לחלוטין, והן אינן דורשות מושלמות.
נעודד אתכם עוד יותר? ייתכן והירידה ברמה היא זמנית בלבד. ככל שהעובד שלכם יתנסה יותר בביצוע המשימה, התוצאות תשתפרנה יותר ויותר. אך כדי להגיע לשם, יהיה עליכם לאפשר לו להתאמן ולהתיימן: אי אפשר להגיע לשלב העליון בסולם, מבלי לעבור קודם את השלבים הראשונים!
(כמו שהתלונן פעם מחפש-עבודה צעיר: אם כל המעסיקים מחפשים רק את העובדים בעלי הניסיון, איך יצליחו חסרי-הניסיון לענות אי-פעם להגדרה הזו?…)
לא רק בשלב העברת התפקיד, אלא לכל אורך הדרך למילויו – אמון הוא רכיב קריטי בהצלחתכם להאציל סמכויות באופן אפקטיבי.
כשאתם מעבירים את הסמכות – העבירו אותה בשתי ידיים פתוחות, ואל תמשיכו להיאחז בה בכוח.
קל ליפול במלכודת הזאת: לשאול את העובד שוב ושוב כיצד הוא מסתדר, או להמליץ לו לעשות את הדברים דווקא בדרך מסוימת.
חשוב שתזכרו: כאשר אתם ממשיכים להחזיק באחריות להצלחת המשימה, אתם מונעים מן העובד שלכם לקחת אותה עליו ולעמוד בה.
והפסד שעלול להיות משמעותי עוד יותר? ייתכן שלעובד שלכם יש דרכים יעילות יותר מהדרכים שאתם מכירים להגיע ליעד. אם לא תאפשרו לו ללכת בהן, לא תדעו על כך לעולם.
כדי למנוע זאת, הסכימו מראש עם העובדה שהדרך שלכם אינה בהכרח הדרך הנכונה היחידה. הניחו לעצמכם לצפות, בנינוחות ובסקרנות, בדרך שאותה עושה העובד שלכם. ייתכן שתמצאו את עצמכם לומדים ממנה הרבה יותר מכפי שהעזתם לשער.
במקביל לשחרור ולמתן האמון – ולא בסתירה להם – היו קשובים, אכפתיים וזמינים, ושמרו על תקשורת פתוחה.
הניחו לעובדים שלכם לחוש שאתם כאן, שניתן להתייעץ אתכם בכל שלב, שאתם מעוניינים בהצלחתם – ושאתם מוכנים להכיל גם טעויות וכישלונות.
ואם נדרש תיקון? הצביעו על כך בנעימות, וזכרו תמיד להבדיל בין ביצוע שגוי לבין ביצוע שהוא רק שונה משלכם.
"א"ר יוחנן: מי שהניח לו אביו מעות הרבה ורוצה לאבדן… וישכור פועלים ואל ישב עימהן" (בבא מציעא כט, ב).
האצלת סמכויות אינה מהווה איבוד מגע בינכם לבין המשימות המתבצעות!
הנוכחות שלכם בשטח נדרשת – פיזית או רעיונית, לפי הצורך והעניין. סכמו נהלי פיקוח, קבעו מראש אמצעים לבקרת הביצוע ולמדידת איכותו, דאגו להשתמש בהם – וכמובן, העניקו משוב מעצים לעובדים שלכם.
התפללו
למי שהצלחתכם, כמו הצלחת עובדיכם, תלויה רק בו, תמיד.
מעונות שיקומיים | גני שפה | גני תקשורת | גני מש”ה בתי ספר “פיתוחים” | מרפאות להתפתחות הילד מרכזי תמיכה גדלים ביחד | מרכזים רב תחומיים “שתילי חינוך” | מרכז הכשרה “פלוס”
